Программа изменений

После проведенной организационной диагностики мы имеем ясное представление о проблематике, ресурсах и способностях организации, дальней и ближней внешней среде. В зависимости от уточненных целей мы можем построить программу действий для их достижения.

Если первый этап консалтинговой работы – сбор и анализ информации. Второй этап связан с планированием. Прежде чем строить (или реконструировать) здание нужен согласованный план действий. План ответит на несколько ключевых вопросов

• Чего мы хотим?
• Что для этого нужно сделать?
• Какие ресурсы (материальные, нематериальные и человеческие) нужны для того, что мы хотим сделать?
• Кто будет это делать и кто принимать законченный этап работы?
• Когда проект будет закончен и цели достигнуты?

Прежде чем разрабатывать программу действий желательно разобраться с целями. У сложной управленческой проблематики цели не ограничиваются двумя-тремя словами. Сложность задач порождает сложность целеполагания для их решения. Необходимо сформулировать так называемую «пирамиду целей»: Цели стратегического, тактического, операционного уровня и задачи. Всего 4 уровня целей. Естественно, для достижения более крупной стратегической цели нужно достичь нескольких тактических, еще больше операционных и решить множество задач. В этой работе происходит декомпозиция целей. Чтобы не запутаться в целях и смыслах на этом этапе желательно подключить инструмент управления по целям.

Дифференцированные задачи и направления деятельности требуется свести в единое целое. Это и есть интеграция.

После того, как цели ясны и взаимосвязаны, переходим к программе изменений

Программа действий представляет собой реальный график работ в форме усовершенствованной диаграммы Ганта. Программа действий содержит

• Перечень действий необходимых для достижения целей.
• Описание каждого действия в понятных формулировках.
• Взаимосвязь действия и разработанной ранее пирамиды целей.
• Последовательность действий для достижения целей.
• Возможность совмещать выполнение каких-то действий или необходимость начать новое действие только после завершения предыдущего.
• Продолжительность того или иного действия, время завершения действия.
• Результат завершения действия и критерии оценки этого результата.
• Фамилию и должность ответственного за достижение результата.
• Фамилии и должности исполнителей действия.
• Фамилию и должность менеджера, принимающего и оценивающего результат.
• Ресурсы для совершения действия.
• Вехи проекта – точки невозврата, по достижению которых мы должны выполнить все задачи прошлых периодов и не возвращаться, не доделывать и не переделывать работу, которую должны были выполнить раньше. По сути вехи проекта – это система контроля над работой проектной группы со стороны заказчика.
• Сроки завершения всего проекта с акцентом на ключевые вехи.

В случае масштабного, дорогостоящего и долгосрочного проекта обязательно включение в этот раздел оценку рисков и программу управления рисками. Мы вместе с заказчиком должны знать, что предпринимать в случае реализации высоковероятных и сильно влияющих рисков. Всегда должен быть план В.

Программа действий – крупный и очень важный документ. Она в обязательном порядке презентуется заказчику и согласовывается с ним в живой дискуссии. В случае полного понимания действий и задач, наличия компетентных управленцев, способных реализовать программу действий, заказчик может продолжить работу самостоятельно. Дорожная карта предстоящих изменений уже есть. Дела за малым – реализовать намеченный план.

Как план превращается в действия можно прочесть здесь.